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内容証明のメリットとデメリット



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 会社の経営・運営アドバイザー
         行政書士 中井篤



 岡山県行政書士会所属
      登録 第02333851号
 岡山県中小企業支援センター
            登録専門家
 岡山県商工会連合会
  エキスパートバンク登録専門家
 BIO(ビジネスインキュベーター岡山)
  起業支援コーディネーター

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 内容証明とは


 内容証明とはその名の通り文書の内容が証明される手紙です。
 いつ・誰に・何を通知したかを第三者(差出人とも受取人とも利害関係のな
い)である郵便局が証明してくれますので、強い証拠力を持った文書となりま
す。

 さらに「配達証明」付きで内容証明を送ると、手紙が相手に到達したことと到
達した日付が証明されます。いくら送った文書の内容が証明されても、その文
書が届いたかどうか(またいつ届いたか)がわからないと意味がありませんの
で、通常は配達証明を付けて送ります。(以後、配達証明を付けたものを内容
証明と呼びます。)

 では、詳しくみていきましょう。


・送った(発信した)日付が証明される

 これは書留郵便でも同様の効果があります。また内容証明は書留でしか出
せません。
 反対に、書留ではない普通郵便には送った日付を証明する方法がありませ
ん。消印がありますが、消印は読みづらい場合もありますし、そもそも消印は
文書にひっついて相手のもとへ行ってしまいますので、送り主の方から証明す
ることが出来ません。

 証明しなければいけないような事態になった場合は、相手方となんらかのト
ラブルになっている事が多いので、相手の協力は期待できません。
 内容証明の場合は、「〜月〜日 内容証明郵便物として差し出したことを証
明します」といった内容の証明文を文書に付けてくれます(控えもあります)。こ
れによって発信した日付が証明されます。


・文書の内容が証明される

 内容証明は、実際に郵便局に出す際には同じ文書を3枚作ります。1枚を相
手に送付し、1枚を郵便局が保管し、残りの1枚を差出人が保管します。

 ですから、控えを無くさずに持っていれば後でトラブルになったとしても送っ
た文書の内容を証明できます。たとえ、控えを無くしてしまっても郵便局の保
管分を閲覧する事も出来ますし、謄本を再交付してもらうことも可能です(5年
以内)。

 普通の手紙でも、もちろん2通作って1通送ればもう1通を保管することはで
きます。しかし、それでは送った文書と保管している文書が同一内容である事
が証明できません。
 証明というのは客観的に認められなければいけませんから、本人が「一緒な
んだ!」といくら言ってもだめなわけです。
 ですから第三者である郵便局が証明してくれるというのが重要ですし、証拠
として説得力があります。


・文書が相手に到達した事と到達した日付が証明される

 これもかなり重要な事です。
 なぜなら、内容証明を使う場面は数々ありますが、そのほとんどの場合にお
いて、文書が相手に到達した時点ではじめてその効力が発生するからです。
 言い方を変えると、手紙を書いて内容が証明されても相手に届いたかどうか
がわからなければ意味がない場合が多いということです。

 例えば、返済日を決めずにお金を貸したとします。この場合、貸した側は相
当な期間を定めて返済を請求することになります(相当な期間というのは、通
常このくらいの時間があれば準備が出来るだろう、という期間です)。例えば
それが10日だったとして、貸した側は、内容証明で10日以内に返済して下さ
いと請求しました。

 なぜ内容証明を使うかというと、このケースでは請求をしなければ借り主に
は今すぐに返済しないといけない義務が発生しない(返済日が決まっていない
ので)からです。
 ですから、「確かに返してくださいと請求した」、という事を後からでも証明で
きるようにしておく為に内容証明を使うわけです。

 さて、内容証明に書いた「10日以内」というのは、貸した人が内容証明を郵
便局に出した日からなのか、借りた人に内容証明が到達した日からなのかと
いう点ですが、これは到達した時からです。
 もし仮に出した日からだとすると、到達するのに2日かかったとすれば、借主
は文書に10日以内と書いてあるにもかかわらず、実際には8日以内に返済し
なければならないことになり、おかしくなります。

 到達した時から効力が発生するというのはこういうことです。ですから、到達
した事と到達した日が証明できるという事が非常に重要なんです。

 到達した事と到達した日が証明されれば、それに10日を足した日が返済期
限であることも証明されます。返済期限を過ぎても返済がなければ、借主は契
約違反(債務不履行)となるので、貸主には損害賠償請求権が発生します。こ
れも到達日が証明されているので、疑いの余地もなく堂々と請求出来るので
す。
 これが電話や普通の手紙で請求していたら、後で争いになったりした時に困
ります。手紙は破り捨ててしまえばそれで終わりですし、電話にいたっては「そ
んな電話はなかった」と言われてしまえばそれで終わりです。後から証明する
事が非常に困難です。

 このように、あとから証明する必要が出てくる場合や重要な事柄を伝えるよ
うな場合には、内容証明が大変有効です。



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